Koska Suomen valtio asettaa voimaan valmiuslain ja muunmuassa yli 10 henkilön tapaamiset kielletään, on BTK:n johtokunta päättänyt että seuran sääntömääräinen vuosikokous järjestetään poikkeuksellisesti. Alun perin kokous piti olla keskiviikkona 18.3 mutta nyt se järjestetään seuraavasti sähköpostin välityksellä.

Jäseniä pyydetään ilmoittautumaan kokoukseen keskiviikkona 18.3 klo 16 mennessä sähköpostilla osoitteeseen info@porvoontennis.fi.

Vuosikokousasiakirjat jaetaan sähköpostitse kokoukseen ilmoittautuneille jäsenille keskiviikkona 18. maaliskuuta 2020 klo 18:30. Vuosikokous avataan keskiviikkona 18. maaliskuuta 2020 kello 18:30 ja se päättyy perjantaina 20. maaliskuuta kello 19:00. Asiakirjoissa on esityslista, sekä johtokunnan ehdottamat päätökset asioihin sekä tarvittavat muut tiedot.

Äänestysaika esityslistan mukaisiin asioihin päättyy perjantaina 20. maaliskuuta kello 19:00, jonka jälkeen seuran puheenjohtaja toteaa tilanteen. Tarvittaessa puheenjohtaja järjestää uuden viestikierroksen viikonlopun aikana jos ehdotuksia tulee useampia tai tarvitaan äänestys.

Kokoukseen osallistujien toivotaan ilmaisevan heille lähetetyn esityslistan ja ehdotusten mukaisesti  kannattavatko he tehtyjä päätösesityksiä vai eivät. Kokouksesta pidetään tavanomainen pöytäkirja, johon liitetään sähköpostitse lähetetyt osallistujien kommentit liitteenä. Kokouksen osallistujien joukosta valitaan kaksi  pöytäkirjan tarkastajaa puheenjohtajan toimesta.

Terveisin,

Seuran pj.  Reko Suojanen

Kokouksen ESITYSLISTA

1. Kokouksen avaus.

2. Kokouksen järjestäytyminen

3. Todetaan läsnäolijat.
4. Todetaan kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus.
5. Esitetään tilinpäätös ja toimintakertomus vuodelta 2019.
6. Esitetään tilintarkastuskertomus vuodelta 2019.
7. Päätetään tilinpäätöksen vahvistamisesta.
8. Päätetään vastuuvapaudesta johtokunnalle tilikaudelta 2019.
9. Muut asiat.
10. Kokouksen päättäminen.